Gestión para empresas de Transportes

Caracteristicas:

  • Multiusuario
  • Basado en PHP+MySQL
  • Presupuestos y reservas (4 estados distintos)
  • Servicios con ventas de pasajes
  • Administracion de vehiculos, choferes y personal
  • Manejo de clientes y proveedores
  • Finanzas (cheques y conciliaciones bancarias)
  • Control de caja
  • Plan de cuentas
  • Listados impositivos
  • Impresiones y envio de listados por mail
  • Venta de pasajes online
  • Vendedores

  • Hardcode. Sistemas. Web

    Multiusuario:
    Varios operadores pueden usar el sistema al mismo tiempo, esten ubicados en el mismo edificio/red local que el server, o ingresando a través de Internet. Cada usuario dispone de una cuenta, protegida con contraseña. Cada cuenta de usuario puede configurarse de manera que los items del menu principal se muestran/ocultan según el nivel de acceso deseado para cada operador.

    Basado en PHP+MySQL
    PHP es un lenguaje multiplataforma, esto significa que nuestro sistema puede instalarse en una PC/server con Windows, Linux, FreeBSD, etc. (Linux es altamente recomendado). MySQL es un manejador de bases de datos libre, al igual que PHP puede ser instalado practicamente en cualquier sistema operativo. La velocidad y estabilidad de MySQL, permiten que nuestro sistema funcione de forma rápida y segura.

    Presupuestos y reservas
    El pedido de un cliente puede ingresarse como un presupuesto o una reserva. De existir un presupuesto, este puede facilmente ser convertido en una reserva. Cada reserva tiene 4 estados distintos: reserva, viaje, viaje cerrado y suspendido. A medida que la reserva pasa por los distintos estados, se puede completar información que previamente no se encontraba disponible (horarios, costo de peajes, combustible, etc). Una vez que la reserva concluye en un viaje cerrado, se actualizan las cuentas corrientes de clientes, proveedores y vendedores de forma automática. Los presupuestos se basan en información compartida y N viajes presupuestados. Cuando un presupuesto se pasa a reserva, cada viaje presupuestado se convierte en una reserva diferente. Existe la posibilidad de replicar reservas en el tiempo, a partir de una reserva modelo. El proceso es simple y rápido, pueden modificarse datos como el horario de salida, el chofer, vehiculo y cantidad de butacas disponibles. Se selecciona un "patrón" a lo largo de la semana (ej: lunes, miercoes y jueves), se calculan las replicas y con una ultima revision, donde se pueden agregar o quitar dias especificos (feriados, arreglos por contrato, etc). A continuacion se crean las reservas de forma temporal, permitiendo modificar información especifica para cada una de las reservas (cambios en el punto de salida, chofer o vehiculo). Una vez que estan todas las reservas bien configuradas, se completa el proceso creando en la base de datos cada una de las reservas replicadas.

    Servicios con ventas de pasajes
    Un modulo alternativo a las reservas periódicas, sin un cliente fijo (como en el caso de transporte de personal), permite generar servicios con ventas de pasajes. Cada pasajero puede contratar una serie de adicionales (estos se pueden moderar, o elegir que adicionales estan permitidos en cada servicio). Cada pasajero tiene un pasaje, se pueden facturar pasajes en conjunto a un solo cliente. Es muy facil convertir un pasajero en cliente al momento de facturar pasajes. El calculo de la hora de ascenso se realiza de forma proporcional al punto de salida, por ejemplo: si un servicio parte a las 10:00 desde liniers, cuando se vende el pasaje que sube en caballito, la hora de ascenso será 10:45, si es el que sistema fue configurado para sumar 45 minutos a la hora de salida (los servicios parten todos desde el mismo punto virtual, y desde ese punto se calculan las diferencias en hora/minuto hasta cada punto de subida de pasajeros). Si el horario de ascenso fuera modificado, existe un aviso via mail al pasajero para notificarlo. La facturación de los pasajes es similar a la de los otros servicios que se facturan, pueden aplicarse a una cuenta especifica. Una vez facturados, la cobranza es exactamente igual que el resto de las cobranzas para clientes y proveedores.

    Administracion de vehiculos, choferes y personal
    Cada chofer tiene un vehiculo predeterminado, aunque al crear una reserva/servicio se puede cambiar esta elección. Por estar asignados a cada reserva/servicio, se pueden consultar los costos por chofer y por vehiculo. Para cada chofer pueden conocerse las horas cumplidas y la cantidad de kilometros recorridos. Existe la opción de dar adelantos al personal, a través de vouchers, que pueden ser facturados de forma indirecta a un proveedor X, por ejemplo: la reparación de un neumático en medio de un viaje, se paga con un adelanto pero la factura se aplica contra el taller que la reparó, y se ajusta el saldo deudor del chofer. De la misma forma pueden administrarse los adelantos al personal, y a fin de mes calcular el saldo restante si se ingresa el sueldo mensual, o el total de comisiones.

    Manejo de clientes y proveedores
    Cada cliente/proveedor dispone de una serie de pantallas: deuda pendiente muestra los viajes pendientes de facturar y las facturas pendientes de cobrar, facturación de viajes permite elegir un conjunto de viajes cerrados para poder facturarlos en conjunto. Facturación libre permite confeccionar facturas especificas para los casos donde el servicio prestado difiere de una reserva/pasaje. La cobranza de comprobantes se realiza a través de una pantalla totalmente flexible, ya que pueden seleccionarse solo algunos de los comprobantes pendientes, en cada comprobante puede especificarse un monto distinto al total restante, de forma similar, el monto total puede cancelarse via distintos medios de pago.

    Cheques y conciliaciones bancarias
    Los cheques pueden ser ingrsados por la pantalla de cobranza si un cliente utiliza cheques. Estos pueden ser al dia o diferidos. Los diferidos pueden ser endosados o cobrados al momento del vencimiento. Pueden ser descontados por el banco, o utilizarse como garantía. Cuando son utilizados para descuentos o garantía, puede ingresarse mas tarde el monto correspondiente por los gastos bancarios. Dado que el sistema permite cobranzas y pagos a través de bancos, cada uno tendra una serie de pantallas como historicos, movimientos entre bancos, y conciliaciones de saldo.

    Control de caja
    Pueden existir varias cajas, se pueden realizar cobranzas y pagos con ellas. Existen movimientos entre cajas. Cuando se realizan cobranzas, se almacena el usuario que realiza esa cobranza, por lo tanto se pueden conocer los totales por usuario según los medios de pago utilizados.

    Plan de cuentas
    Es posible llevar un plan de cuentas para revisar las operaciones aplicadas a cada uno. Existe una pantalla de historico de cuenta, y la combinación con el listado de IVA llamada "resumen IVA compras" y "resumen IVA ventas", muestra totalizados los montos para cada cuenta, proveedor e iva credito fiscal, y para el caso de los clientes, cuenta, cliente e iva debito fiscal.

    Listados impositivos
    De la gestión del sistema, se pueden obtener los listados de iva compra e iva venta, el listado de retenciones y consultas resumen que facilitan la tarea de la contabilidad.

    Impresiones y envio de listados por mail
    Todos los listados que ofrece el sistema pueden salir por impresora, o enviarse por mail a varios destinatarios

    Venta de pasajes online
    Para el caso de los servicios con venta de pasajes, el sistema se comporta como un webservice XML, permitiendo la venta de pasajes online, desde una pagina web estándar. Los pasajes pueden simplemente reservarse, o en el caso que este disponible, pagar los pasajes online a través de una plataforma de pago seguro

    Vendedores
    De la misma manera que se calculan las comisiones a los proveedores de vehiculos, tambien pueden cargarse vendedores tanto para las reservas como para los pasajes. Existen listados de históricos, deudas, comprobantes, etc.

    Operatividad
    Todos los listados del sistema pueden guardarse bajo un nombre especifico, para su consulta habitual. Por ejemplo, las reservas disponibles para el mes que viene, para un cliente X, puede guardarse como "Para X, mes que viene", y ser consultado en cualquier fecha, siempre contesta lo correcto (si el mes actual es junio, mostrara las reservas para X en julio)